Starthilfe für Hochschulgruppen – das VDCH Kick-Off 2023

Datum: 4. Oktober 2023
Redakteur:
Kategorie: Mittwochs-Feature, VDCH, Veranstaltungen

Das traditionelle VDCH Kick-Off Event dient der Förderung von Hochschulgruppen im deutschsprachigen Raum. An diesem Mittwoch liefern wir euch einige Impressionen von der Veranstaltung, die vom 22. bis zum 24. September stattfand.

Vertreter von Hochschulgruppen aus Heidelberg, Frankfurt und Marburg in Würzburg – © Annika Hanraths

Die Herausforderungen für Studierende, die sich ehrenamtlich in Hochschulgruppen engagieren, sind vielfältig. Die meisten arbeiten wahrscheinlich noch daran sich selbst ins Erwachsenenleben einzufinden – die ersten Steuererklärungen, Klausuren und falsch eingestellte Waschmaschinen sind da schon ernst zu nehmende Gegner. In dieser Situation zusätzlich für eine ganze Menge Infrastruktur an der eigenen Universität und hunderte, je nachdem sogar tausende von Euro verantwortlich zu sein ist schon eher surreal. Überraschenderweise stellen wir doch in den allermeisten Fällen fest, dass dieses Konzept funktioniert: Die Studierenden wachsen über sich hinaus, lernen viel über Fragestellungen in der Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsplanung, und Finanzmanagement oder aber auch, wahrscheinlich am wichtigsten, Verantwortung und Zuverlässigkeit.

Was aber in vielen Fällen insbesondere am Anfang einer Vorstandszeit in einer Hochschulgruppe fehlt, ist Fachwissen. Welche Regularien muss ich bei der Verwaltung meiner Finanzen beachten? Wie werbe ich möglichst effizient neue Mitglieder an? Und wie plane ich große Veranstaltungen? Aufgrund der engen Vernetzung der Hochschulgruppen im deutschsprachigen Raum, welche man innerhalb der Debattierszene findet, ist der Verband der Debattierclubs an Hochschulen (VDCH) ein hervorragender Veranstalter für ein Event mit dem Ziel Hochschulgruppen mit diversen Zielsetzungen das nötige Handwerkszeug mitzugeben, um eine möglichst effiziente und stressfreie Organisation zu ermöglichen.

Das VDCH Kick-Off war auch in diesem Jahr wieder eine Möglichkeit für Mitglieder von Hochschulgruppen sich auszutauschen und von erfahreneren Studierenden zu lernen, wie sie sich die Arbeit erleichtern und funktional sinnvoller gestalten können. Dabei waren die Startbedingungen der Teilnehmenden völlig unterschiedlich: Während sich einige Gruppen gerade erst in der Gründungsphase befinden, sind andere schon seit mehr als zwanzig Jahren etabliert und gerade mit der Planung großer Veranstaltungen in den kommenden Semestern beschäftigt. Trotzdem gab es für alle gleichermaßen Chancen von den Workshops zu profitieren, die in der Alten Universität in Würzburg über einen Zeitraum von drei Tagen angeboten wurden.

In einem Workshop über das Management von Hochschulgruppen, gehalten von Sven Bake, wurden etwa Konzepte zur Organisation von Treffen am Anfang des Semesters besprochen, in denen neue Erstsemester integriert werden sollen. Auch allgemeine Strategien zur Wissensweitergabe zwischen Mitgliedern unterschiedlicher Generationen und die koordinierte Organisation von Vorstandstreffen spielten eine Rolle. Im gegenseitigen Austausch konnten die Teilnehmenden nicht nur feststellen, dass sie mit vielen ihrer Probleme nicht allein sind, sondern auch gemeinsam Lösungsansätze ausarbeiten.

Die Phase am Anfang des Semesters ist insbesondere für Hochschulgruppen wichtig, da hier die Fluktuation der aktiven Mitglieder besonders hoch ist. Der Zeitraum des Engagements der Mitglieder ist meist durch die Dauer ihres Studiums begrenzt, weshalb der Anwerbung von Interessierten ein hoher Stellenwert zukommt. Um diese zentrale Phase noch einmal genauer zu beleuchten, wurde in einem Workshop von Anna Markus über die Planung der Treffen der Gruppe in diesem Zeitraum gesprochen. Dabei wurde vor allen Dingen die wesentliche Rolle eines übergeordneten Konzeptes, das Erreichen eines Lerneffektes und die Anbindung an die Gruppe betont. Der Workshop zu Zusammenhalt und Solidarität von Agata Konopka behandelte dagegen die andere Seite der Medaille. Hier ging es darum, wie man Hochschulgruppen auch dauerhaft für ihre Mitglieder attraktiv macht. Welche Unternehmungen vermitteln etwa am besten ein Gefühl von Zugehörigkeit und Gemeinschaft, um erfolgreich Mitglieder zu binden? Dabei stellte sich einmal mehr heraus, dass simple Methoden oft am effektivsten funktionieren. Im gegenseitigen Austausch wurden Konzepte ermittelt, welche von den verschiedenen Teilnehmenden in der Vergangenheit eingesetzt worden waren und die Popularität dieser Veranstaltungen besprochen.

Auch im Finanzworkshop, gehalten von Jonas Reichert, war die Kommunikation mit anderen studentisch engagierten ein zentrales Thema. Neben zahlreichen Tipps zur Buchhaltung von Hochschulgruppen, sowie einer Einführung in die rechtlichen Grundlagen (etwa zum Thema Besteuerung), war der Austausch mit den anderen Teilnehmenden eine wichtige Inspirationsquelle. Zudem wurden einige Ideen zur Deckung laufender Kosten geteilt, wie etwa der Kontakt zu Alumni, welche aktive Mitglieder finanziell oder auch ideell unterstützen könnten. Daran anschließend, wurde im Sponsoring Workshop von Anna Markus neben der Gesetzeslage zum Sponsoring auch die Signifikanz von guter Dokumentation und hoher Professionalität im Umgang mit Sponsoren betont. Zusätzlich wurden den Teilnehmenden einige Beispiele gezeigt, um eine möglichst konkrete Vorstellung zu schaffen, wie beispielsweise ein Anschreiben an einen möglichen Sponsor oder Förderer aussehen könnte.

Auch die Integration ausländischer Studierender wurde in einem Workshop von Josef Hoppe behandelt. Dabei wurde besonders hervorgehoben, wie wichtig es ist offen auf Personen zuzugehen, die möglicherweise Deutsch als Fremdsprache lernen. Außerdem wichtig für die Zugehörigkeit ist die gemeinsame Teilnahme an überregionalen Veranstaltungen. Hier wurden die unterschiedlichen Gruppen aufgefordert „einfach [zu] machen!“. Der größte Fehler in diesem Bereich sei Untätigkeit.

Jens Molge erarbeitete mit den Teilnehmenden seines Workshops für eine gesteigerte Präsenz an der eigenen Hochschule Grundsätze der Öffentlichkeitsarbeit etwa zur Bewerbung großer Veranstaltungen oder auch zur Einladung von Ehrengästen. Neben der Tatsache, dass es durchaus sinnvoll sei, immer einen Backupplan für den Fall einer Absage zu haben, konnten die Teilnehmer hier auch mitnehmen, dass es sich manchmal lohnt dreist zu sein. Ebenfalls hervorgehoben wurde, welche Kanäle in der Kommunikation mit Sponsoren sinnvoll sind und wie ein Dachverband bei der Organisation an dieser Veranstaltungen unterstützend wirken kann. Im Anschluss daran durfte sich die Achte Minute vorstellen. Annika Hanraths erklärte die Rolle überregionaler Medien für die Organisation und nationale Koordination von Hochschulgruppen. Außerdem wurde im praktischen Teil dieser Beitrag gemeinsam in seinen Grundzügen verfasst.

Zu guter Letzt folgten ein Workshop zur Gleichstellung von Imke Schmalfeldt, sowie zur Veranstaltungsorganisation von Bjarne Roggenbuck. In Ersterem wurde über Möglichkeiten geredet, Diskriminierung und Anfeindungen zu reduzieren – bestenfalls natürlich auf Null. Dabei wurden die Fragen, wie man selbst behandelt werden wolle, sowie auch die Außenwirkung, die man sich wünsche, in den Mittelpunkt gestellt, um Ziele und konkrete Ideen zur Gleichstellung zu behandeln. Auch hier wurden zum Schluss Erfahrungen ausgetauscht. Im Workshop zur Veranstaltungsorganisation wurde beispielsweise über eine sinnvolle Anzahl an Mitgliedern für eine Cheforganisationen großer Events gesprochen. Aber auch über jede Menge kleinerer organisatorischer Aufgaben, die bei der Planung von Veranstaltung berücksichtigt werden müssen, wie die Rekrutierung von Helfenden, wurde besprochen.

Zusätzlich zu den Workshops wurden diverse Foren zum Austausch zwischen den Teilnehmenden unter der Leitung von Jonathan Krapp angeboten.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Veranstaltung den Teilnehmenden neben einem weitläufigen Gerüst an Fachwissen eine Menge Kontakte in ganz Deutschland beschert hat, sodass diese sich hoffentlich in Zukunft immer an jemanden wenden können, sollten sie Fragen haben oder auf der Suche nach neuen Ideen sein. Zu diesem Zweck steht natürlich auch der VDCH immer zur Verfügung, den ihr über ihre Webseite unter www.vdch.de oder auch über dessen LinkedIn Profil erreicht.

Das Mittwochs-Feature: Mittwochs veröffentlicht die Achte Minute ab 10.00 Uhr oftmals ein Mittwochs-Feature, worin eine Idee, Debatte, Buch oder Person in den Mittelpunkt gestellt wird. Wenn du selbst eine Debatte anstoßen möchtest, melde dich mit deinem Themen-Vorschlag per Mail an team [at] achteminute [dot] de.

ah/hb.

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